CoSign digitale handtekening

Waarom is een digitale handtekening nodig?  Organisaties wereldwijd investeren elk jaar miljoenen dollars om hun zakelijke en operationele processen te automatiseren. Hierdoor komt elektronische documentatie voor in elk aspect van de zakelijke workflow, in sectoren gaande van engineering en gezondheidszorg tot overheid en levenswetenschappen. Ondanks dit feit is een hard copy vereist voor ondertekening ter goedkeuring op een document, en dus ook fysieke routing. Het opnieuw invoegen van papier in de workflow verhoogt de organisatorische kosten, neemt tijd in beslag en verhindert dat de organisatie effectief de voordelen van een volledig elektronische workflow realiseert.

Door een volledig geautomatiseerde workflow mogelijk te maken, verminderen digitale handtekeningen (beveiligde elektronische handtekeningen) de kosten en tijd die ondertekening op papier vereisen. De kost voor een organisatie van een handtekening op papier is geraamd op $ 5,40 per stuk (inclusief het printen, scannen, archiveren, de routing en het vervangen van verloren documenten). Een bevoegde ondertekenaar tekent gemiddeld twee documenten per werkdag. Voor 20 werkdagen per maand kan de ondertekeningskost oplopen tot meer dan $ 100 per ondertekenaar.

Bovendien zijn digitale handtekeningen essentieel voor organisaties met gereguleerde industrieën en formele goedkeuringsprocessen, en voor bedrijven die documenten moeten verzenden van verschillende kantoren of klanten en partners. Dankzij de naadloze integratie met de grootste oplossingen voor workflows en content management, maakt CoSign® digitale handtekening geautomatiseerde goedkeuringsprocessen mogelijk binnen de bestaande workflowsystemen van een organisatie. Lees meer over de businesscase voor digitale handtekening.

CoSign werkt naadloos met alle gebruikelijke documentformaten, zoals Microsoft® Word, Excel®, Outlook®, InfoPath®, Adobe® PDF, AutoCAD®, Bentley® MicroStation, TIFF, en andere types documenten. CoSign is gebaseerd op normen (op Public Key Infrastructure – PKI), zodat er geen sprake is van vendor lock-in en de documenten door iedereen, overal en altijd kunnen worden gecontroleerd, zonder nood aan verificatiesoftware of ondersteuning van derden.

CoSign komt in twee versies – CoSign Desktop voor individuele gebruikers, en CoSign Central voor organisaties met meerdere gebruikers. CoSign Central is gebaseerd op gebruiksvriendelijke software die communiceert met een gecentraliseerde en beveiligde server voor digitale handtekening. Het systeem is snel toepasbaar en ideaal voor middelgrote tot grote organisaties, het is naadloos integreerbaar met systemen voor content management en workflow. Voor kleinere organisaties (tot 10 ondertekenaars), is er CoSign Desktop als standalone-oplossing, zonder enige hardwarecomponenten. Verneem meer over de verschillen tussen CoSign Central en CoSign Desktop.

Lees meer over de kenmerken van CoSign.

De CoSign-oplossing voor digitale handtekening is specifiek ontworpen om de integriteit van documenten te beschermen, en is conform talrijke voorschriften zoals ESIGN, EU-richtlijnen en btw-wetgeving, HIPAA (en JCAHO), de titel 21 CFR Part 11 van de FDA, USDA, en de Sarbanes-Oxley Act.

Lees meer over de wettelijke conformiteit van CoSign.